Cara mengatasi permasalahan di Emis 2019
Berikut ini daftar permasalahan disertai jawaban yang seringkali ditanyakankan para Operator pada Aplikasi EMIS :
1. Apa yang harus dilakukan madrasah?
Jawab : update data lembaga, Memasukkan siswa/siswi baru, baik dari umum maupun dari madrasah, serta melakukan mutasi masuk dan mutasi keluar bagi yang memiliki siswa mutasi.
2. Bolehkah memasukkan data siswa baru dari madrasah menggunakan input manual atau lewat template?
Jawab : Tidak boleh. Karena siswa tersebut sudah berada di database EMIS sebelumnya. Jika hal tersebut dilakukan, tetap tidak akan bisa, karena data akan terbaca sudah ada.
3. Bagaimanakah cara memasukkan siswa kelas 2, 3, 4, 5, 8 dan 11 yang berasal dari madrasah yang sebelumnya belum sempat masuk?
Jawab : Cari siswa tersebut dengan menu pencarian dan lihat siswa tersebut datanya ada di madrasah mana, apakah ada di madrasah asal atau tidak? Jika data tersebut masih berada di madrasah asal, maka koordinasikan dengan madrasah sebelumnya untuk meluluskan atau mengaktifkan kembali, dan mintakan untuk melakukan pencarian pada setiap menu kesiswaan. Jika masih ada kendala, hubungi admin kabupaten untuk membantu, jangan sampai menambahkan dengan menu siswa baru yang dikhususkan untuk sekolah umum, karena akan sia-sia saja, walaupun masuk datanya tetap akan dicleansing dan akan terhapus.
4. Kenapa siswa baru yang ditarik dari madrasah bisa doble nama siswanya?
Jawab : Karena ketika kita memasukkan/ mendaftarkannya, secara tidak sengaja kita mengklik 2 kali yang akhirnya membuat data siswa tersebut masuk doble.
5. Bagaimanakah cara menghapus siswa doble hasil dari tambah siswa dengan NSM?
Jawab : Mutasikan siswa tersebut ke sekolah. Untuk kolom NPSN dan sekolah tujuan, isi saja “-“ lalu mutasikan. Setelah itu tarik kembali siswa tersebut, jangan sampai terklik 2 kali, agar tidak masuk ganda lagi.
6. Kenapa ketika tarik data siswa baru dari madrasah, datanya di menu Siswa Aktif menjadi kosong dan tanggal lahirnya salah?
Jawab : Cek data tersebut di detail siswa dan pastikan datanya benar. Untuk tampilan datanya di menu Siswa Aktif, biarkan saja, nanti akan berubah dengan sendirinya sesuai dengan data yang ada.
7. Kenapa siswa baru PPDB yang diupload menggunakan template tidak masuk ke Siswa Aktif?
Jawab : Karena perlu persetujuan admin kabupaten/kota terlebih dahulu ( Ketika menu kab diaktifkan pusat). Untuk sementara menunya belum diaktifkan. Tunggu saja dan pastikan saja siswa tersebut berhasil di-upload.
8. Dalam mengupload siswa PPDB, bolehkah menguploadnya seluruh rombel dengan menggunakan satu template?
Jawab : Tidak boleh. Karena aturannya yang sudah dibuat, uploadnya harus per rombel.
9. Kenapa ketika mengupload siswa PPDB dengan template, datanya ada yang tidak masuk dan ada notifikasi warna merah?
Jawab : Pastikan data yang diisi sesuai permintaan. Setiap kolom harus diisi dengan benar dan jangan lupa format template-nya harus berekstensi CSV comma delimited yang bisa dilakukan baik dengan cara SAVE AS manual atau dengan convert online.
10. Kenapa saat input data siswa baru melalui input manual, ada notifikasi data sudah ada?
Jawab : Ada kemungkinan siswa tersebut berasal dari madrasah yang datanya sudah ada di database EMIS. Makanya, lakukan pencarian umum untuk melihat siswa tersebut ada atau tidak di database EMIS. Atau ada kemungkinan saat simpan data, datanya sudah masuk, tapi tidak ada notifikasi sukses. Oleh karena itu, lakukan pencarian juga dan lihat posisi anak tersebut berada dimana. Jika tidak ada, silakan di-input. Dan jika tetap dapat notifikasi seperti di atas, laporkan ke admin kabupaten agar dapat disampaikan ke tingkat di atasnya untuk diperbaiki dan diberikan jalan keluar.
11. Bagaimana melakukan mutasi jika tahapannya harus di-aprove admin kabupaten?
Jawab : Lakukan saja mutasi. Lalu laporkan ke admin kabupaten dengan membawa bukti dokumen untuk aprove. Jika menunya sudah diaktifkan. (Jawaban sebelum update) untuk kedepannya yg punya akses mutasi masuk akun kabupaten.
12. Bagaimanakah mengedit nama, tempat dan tanggal lahir yang salah?
Jawab : Laporkan ke admin kabupaten untuk diedit, kalau menunya sudah diaktifkan. Jika belum, tunggu saja sampai menu tersebut diaktifkan. Namun tetap koordinasikan dengan admin kabupaten/kota agar dapat ditindaklanjuti nantinya.
13. Kenapa proses menyimpan data setelah melakukan edit data profil membutuhkan waktu yang sangat lama?
Jawab : Lakukanlah di waktu-waktu yang dianggap trafik penggunaannya kecil, agar data bisa tersimpan dalam proses yang lancar. Jika masih tetap lama, tunggu saja, karena itu ujian bagi kita sebagai admin madrasah. Hehe.
14. Bagaimanakah jika siswa berada dalam daftar siswa non aktif, padahal siswa tersebut masih aktif?
Jawab : Klik Kembalikan, maka data akan masuk pada siswa aktif.
15. Bagaimanakah jika siswa tidak ada dalam daftar siswa aktif, tapi ada di pencarian dan posisinya berada di madrasah kita?
Jawab : Cari di menu Kesiswaan, kemungkinan siswa tersebut berada di menu siswa non aktif. Atau lakukan pencarian dengan merubah URL di angka terakhir, misalnya 30 diganti menjadi 40.